Technologia SharePoint została stworzona przez firmę Microsoft po to, by ułatwić i usprawnić pracę zespołową. W ramach Sharepoint można korzystać z jednego lub kilku produktów, które pomagają w tworzeniu dokumentów, udostępnianiu ich oraz usprawniają wspólną pracę. Jeśli Twoja firma nie korzysta jeszcze z tych narzędzi, najwyższy czas to zmienić!
Wdrożenie SharePoint – zalety
Zanim zdecydujesz się na wdrożenie technologii MS Sharepoint, najpierw musisz poznać jej zalety. Migracja SharePoint to poważny krok i duża zmiana, która może powodować obawy. Niepokój jest najczęściej związany z utratą danych, nowym sposobem pracy, zmodyfikowanym rozmieszczeniem plików, czy zakłóceniem workflow zespołu. Z pomocą specjalistów unikniesz niepotrzebnego strachu, zyskując same korzyści:
- Większa efektywność pracy
- Sprawna interakcja między pracownikami
- Zwiększone bezpieczeństwo danych
- Łatwy i szybki dostęp do informacji z każdego urządzenia w dowolnym miejscu
- Zminimalizowane ryzyko procesu archiwizacji danych i usuwania informacji
- Możliwość wspólnej pracy nad dokumentami
- Ujednolicony layout i infrastruktura IT
SharePoint krok po kroku
Migracja danych to dobra okazja do inwentaryzacji zasobów. Można wtedy sprawdzić i zdecydować, czy wszystkie pliki znajdujące się na dysku sieciowym są używane i potrzebne. Użytkownicy powinni zweryfikować, co posiadają na własnych dyskach. Ten krok pozwala na segregację danych. Ustalamy, co chcemy przenieść, a które pliki są powielone bądź nieużywane od lat i możemy je pominąć lub usunąć.
Zanim zaczniecie w firmie pracować poprzez SharePoint workspace, czeka Was okres przejściowy. Czas migracji danych zależy od tego, jaki sprzęt posiadacie oraz ile danych trzeba przenieść. Jeśli większość plików to dokumenty programu MS Word, proces nie potrwa długo, ale zdarza się, że firmy przechowują w SharePoint online pliki AutoCad, a to zajmuje dużo więcej czasu. Nie bez znaczenia jest też prędkość łącza. Specjaliści, którzy zajmują się migracją istniejących aplikacji do nowszych wersji SharePoint, bądź migracją z serwera do SharePoint są w stanie oszacować, ile czasu pochłonie proces przenoszenia danych, a także rozplanować całe przedsięwzięcie, by uniknąć dezorganizacji pracy.
Migracja SharePoint
Techniczną część migracji można przeprowadzić własnoręcznie bądź przy użyciu aplikacji dedykowanych przez Microsoft, które wspomagają ten proces. Zalecamy jednak, by dla bezpieczeństwa, na tym etapie zdać się na wiedzę i doświadczenie profesjonalistów. MS Sharepoint posiada cały wachlarz rozwiązań, warto więc na początku ustalić, jakie oczekiwania ma firma i wdrożyć te narzędzia, które przyniosą optymalne efekty. Platforma biznesowa powinna być zawsze uaktualniona do najnowszej wersji, ponieważ tylko wtedy mamy pełny dostęp do funkcji oferowanych przez środowisko SharePoint. Firmy wykonujące czynności migracyjne tworzą szczegółowe plany i uwzględniają indywidualne ścieżki migracji dostosowane do potrzeb klientów. Stała kontrola i koordynacja pozwala zidentyfikować potencjalnie ryzykowne obszary systemu. Dodatkowo systematyczna migracja danych pozwala na:
- aktualizację wykorzystywanej infrastruktury do najnowszej wersji
- audyt, optymalizację i rozbudowę o nowe funkcje
- przenoszenie działań do Sharepoint online – szybki dostęp do zasobów firmy z dowolnego miejsca i urządzenia
- archiwizację dokumentów
- obniżenie kosztów i przyspieszenie kolejnych migracji
- weryfikację polityk: bezpieczeństwa, przechowywania dokumentów, archiwizowania danych, tworzenia kopii zapasowych oraz odtwarzania środowiska
Migracja danych – czy warto?
W związku z kosztem przeprowadzania migracji danych oraz utrzymywania serwerów rodzi się pytanie: czy korzystanie z technologii Microsoft SharePoint się opłaca? Szczególne wątpliwości mają klienci, którzy korzystają już z platform dla firm i stają przed decyzją dotyczącą aktualizacji aplikacji do jej nowszej wersji. Z punktu widzenia laika wygląda to tak, że dane z jednego środowiska zostają przeniesione do nowego, ale ich zakres i funkcjonalność pozostają bez zmian. Rzeczywiście, gdy nie mamy na celu ulepszania aplikacji i programowania jej z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb oraz specyfiki firmy, nie ma sensu wydawać pieniędzy na kolejną migrację. Trzeba jednak mieć na uwadze, że jeśli chcemy zlikwidować część dotychczasowych rozwiązań na rzecz „lżejszej” wersji, warto migrować do SharePoint online dla samych oszczędności związanych z utrzymaniem infrastruktury IT. Ten rodzaj migracji jest szczególnie trudny w przypadku rozbudowanych rozwiązań programistycznych, ale opłaca się z niego skorzystać nawet wtedy, gdy nie planujemy wdrażania nowych funkcji SharePoint. Oczywistą korzyścią płynącą z migracji jest zmniejszenie liczby używanych licencji, tzw. konsolidacja farm, która znacząco obniża koszty prowadzenia biznesu.
MS SharePoint jest doskonałym narzędziem do pracy zespołowej. Jego wartość rośnie wraz z liczbą firm, które decydują się na pracę zdalną. W warunkach pracy na odległość migracja danych do SharePoint podnosi wydajność każdego biznesu.
Źródło fotografii: httpsunsplash.com@fatosi
